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浅谈企业货币资金的管理及其内部控制

2005-10-25 作者:admin888
货币资金是企业资产的重要组成部份,包括现金,银行存款及其他货币资金。任何企业要进行生产经营活动都必须拥有货币资金,持有货币资金是进行生产经营活动的基本条件,是企业生存和发展的基础。
货币资金是企业资产中流动性最强,控制风险最高的一种资产。就会计核算而言,货币资金的核算并不复杂,但是,由于货币资金是企业资产中流动性最强﹑控制风险最高的一种资产, 加之货币资金也是最容易被贪污、偷窃或挪用的资产。因此,加强货币资金的管理和控制是至关重要的。
一、货币资金管理的要求:
(一)现金
现金是指企业财会部门所掌握的用于零星开支的库存现金。对于现金的管理应明确以下几点:
1、现金即库存现金,指企业金库的实有现金数,不包括拨付给所属部门的备用金、白条以及代其他单位或个人保管的现金。
2、现金收支应遵守《现金管理暂行条例》,企业除收取少量个人或者不能转账的其他单位的现金以及不足通过转账结算的现金外,一律通过银行转账收讫;企业支付现金除支付给个人劳动报酬以及在1000元以内的零星开支外,一律通过银行转账付讫。企业金库的结存现金不得超过开户行核定的现金限额,超过现金限额部分应送存银行。企业营业收入的现金应送存银行,企业营业支出的现金应从银行提取,不得坐支现金。
3、严格现金管理的内控制度。企业现金由专职出纳人员保管,出纳人员除兼管现金、银行日记账外,不得兼管其他任何账目,会计人员负责企业账务工作,不得兼做出纳工作。
4、现金收付必须以经审核的合理、合法的原始凭证为依据,按日期顺序逐日逐笔登记现金日记账,做到日清月结。
5、坚持每日盘点现金,保证账实相符。
(二)备用金
备用金是企业财会部门拨付给所属部门用于收购商品、开支费用和支付其他业务必须款项的备用现金。虽然备用金不属于企业的库存现金,但它是存放在企业内部的各部门的现金,具有同库存现金一样的性质,应加强管理,防止假账、错账的发生。备用金管理要点如下:
1、建立备用金的领用和报账制度。备用金管理一般由定额管理和非定额管理两种方法,定额管理是根据需要核定备用金定额;非定额管理是按报销金额核销领用的备用金。
2、建立备用金管理责任制。企业内部使备用金的部门,应根据责任制的要求,指定专人负责管理,专门负责人对备用金的安全负有完全责任。
3、按规定用途使用备用金。财会部门应会同企业有关部门制定备用金的使用范围、开支权限及报销、领款手续。
4、建立备用金的保管、检查制度。为了保证备用金的安全,财会部门和备用金领用部门除应定期清查、盘点外,还应及时组织抽查,及时发现问题。
(三)银行存款
银行存款是指企业存放在银行的货币资金。为了保证业务需要,合理使用银行存款,提高资金利用效益,保证银行存款的安全,必须加强银行存款的管理。
1、任何独立核算的企业必须在银行或其他金融机构开设账户,除按规定可使用和收取现金外,其他结算一律通过银行转账。
2、贯彻内部牵制制度,坚持钱账分管原则。银行存款收付业务应由出纳人员负责办理,但出纳人员不能兼管会计工作。批准签发支票、具体签发支票和加盖印鉴分别由两个或两个以上人员办理。
3、加强对银行收付业务的核算与监督,经常与银行核对账目。
4、银行存款的收付,必须使用银行统一规定的原始凭证。
5、加强结算凭证和印鉴保管,严格支款手续。
6、银行存款必须留有足够额度,严禁签发“空头支票”和“远期支票”。
(四)其他货币资
其他货币资金是指企业的货币资金中具有单独存放地点和专门用途的款项,包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款和在途货币资金等。其他货币资金从性质上讲,属于货币资金的一部分,但其存放地点和用途与库存现金和银行存款不同。
1、其他货币资金是严格按其特定用途使用,在会计核算时,应同现金、银行存款相区别,单独设置“其他货币资金”账户核算。
2、严格执行国家规定的现金管理制度和银行结算制度,按规定使用,正确结算,接受银行监督,严禁套取银行信用。
3、建立管理责任制。其他货币资金应指定专人管理,对其增减变动及结存情况必须及时、正确登记入账,做到账实相符,保证安全。
4、定期清查核对。严格执行清查盘点与核对制度,防止挪用或侵占其他货币资金,避免损失。
除上述总的要求外,其他货币资金的具体项目也有不同的内容和要求。
1、外埠存款,指企业到外地进地临时或零星采购时,汇往外地银行开立采购账户的款项。因此,在企业申请开户时,必须按规定用途和经银行批准在异地开户。外埠存款只能用于采购商品或材料支付款项,该账户除可提取少量现金用于差旅费外,一律通过银行转账。外埠采购账户只付不存,并不计利息。
2、银行汇票存款,指汇款人将款项交存当地银行,由银行签发给汇款人持往外地办理转账结算或支取现金的票据,在尚未办理结算之前的票据存款。银行汇票的金额起点为500元,付款期为一个月,遗失可提现的银行汇票,可挂失,如果遗失了填明收款单位或个体户名称的汇票,银行不予挂失;过期汇票及遗失汇票在一个月内未被冒领,可办理退款手续。
收款单位收受银行汇票时,应审查收款人或被背书人是否为本人,汇票在付款期内,日期、金额等填写正确无误,印章清晰,有压数机压印金额,银行汇票和解讫通知齐全,汇款人或被背书人的证明或证件无误等内容。
3、银行本票存款,是指申请人将款项交存银行,由银行签发给其在同城凭以办理转账结算或者支取现金的票据,在办理结算之前形成的存款,银行本票的金额起点分为两种,一是非定额本票,金额起点100元,二是定额本票,起点分别为500,1000,5000和10000元四种,付款期一个月,逾期本票银行不受理,可向银行办理退款手续。
受理本票,应查明收款人或被背书人是否确为本收款人,印章以及不定额压数机金额是否清晰等。
4、在途货币资金,是指企业与所属单位或上下级之间汇解款项,在月终尚未到达、处于在途的资金,在核算时使用“在途货币资金”应明确核算的对象,即:“所属单位和上下级”。核算的时间,即“在月终时”。核算内容,即处于在途的资金。
二、货币资金管理中常见的错弊行为
(一)现金收付业务
  1、涂改凭证金额。会计人员利用原始凭证管理上存在的漏洞或业务上的便利条件,使用“退字灵”、“修正液”等化学药剂,乘机更改发票或收据上的金额,把现金收入原始凭证上的金额改小或将现金支出原始凭证上的金额放大,从而达到贪污的目的。其主要原因是会计主管人员或指定人员未认真审查原始凭证。
  2、票据“头尾”不一。票据出票时往往需要套写。出纳员或经办员在套写时将复写纸的下面放置废纸,利用假复写的方法,使票据凭证联和存根联金额不一致,造成收多报少或支少报多,贪污差额款。其主要原因是填制收付款原始凭证与收付款职责未分开,单位内部牵制制度失效。
  3、撕毁票据或盗用凭证。会计人员或出纳人员对收入现金的票据,乘机撕毁,将现金据为己有;或用盗取的发票、收据等凭证向客户开票,隐匿现金,达到贪污的目的。其主要原因是单位票据款方面存在漏洞,未能有效地控制票据的数量和编号;对于收入款项的监督不力。
  4、虚开发票,虚构内容。会计人员或有关人员与外部人员串通,在购物时虚开发票,或在做账时虚列工资、奖金等,将多支出的现金据为己有。其主要原因是未能坚持经济业务事项的办理不得由一人负责全过程的原则;未能做到薪金支付单等由单位人劳部门编制和审核;会计稽核人员未能真正发挥作用。
  5、添枝加叶,加码报销。会计人员在原始凭证上添加经济业务的内容和金额,达到贪污现金的目的。其主要原因是会计稽核人员未履行职责,未发挥作用。
  6、错记金额,贪污现金。出纳人员在登记现金日记账时故意记错金额或将其合计数加错,表现为少计收入、多计支出,从而将多余的库存现金据为己有。其主要原因是会计分工、会计牵制出了问题,出纳人员除登记日记账外,还兼登记明细账和总账。
  7、公款私用,挪用现金。出纳人员或其他人员采用虚写或涂改现金缴款单日期的做法,未将当天应该送交银行的销货款等及时入账,挪用后进行体外循环。其主要原因是会计牵制不力,稽核人员未发挥作用。
(二)备用金业务
1、将不属于备用金的内容列作备用金。如个人借款用于个人生活需要或投资等其他活动,其性质属于挪用企业现金。
2、不按备用金用途使用。如用企业的备用金购买控购商品或者用于个人消费,虚报虚领。
3、挪用备用金。如专职备用金保管人员利用职务之便,将本部门的备用金为个人服务。贪污备用金。贪污备用金的主要形态与现金基本相同,主要有:涂改发票金额;利用假发票、假收据;私人购物、公款报销。
(二)、银行存款收支业务
1、存入的现金来源不合法,如应以银行转账结算的业务而以现金进行结算,违反结算管理制度。
2、未将超过库存限额的现金全部、及时地送存银行。
3、通过银行划回的银行存款,有的不属被查单位的款项错误地划到其存款账户。
4、通过银行结算划回的银行存款不及时,不足额。
5、为其他单位或个人提供银行账户而收取好处费。
6、违反国家规定进行预收货款业务。
7、进行假存或少存多记的舞弊行为。
8、从银行存款中提取现金的用途不合法、不合理。从银行存款中提取现金,必须说明合理的用途,银行才能给予办理提款手续。但有时由于银行监督不力,有些单位在没有正常理由的情况下,也从银行存款中提取出现金,提款后,用于非法开支,如出借账号后提取现金,从中收取好处费。
9、银行存款划出不合理、不合法。如单位为了购买按正常手续无法买到的社会集团专项控购商品,从银行将款项划给无需办理控办手续的某单位,从而达到非法目的。
10、银行存款支出后不记账以掩盖非法开支。
11、开立“黑户”,截留存款。黑户是指在正常使用的银行账户之外,以某种名义在银行开立账户,主要用于收付非法款项或者作为企业的小金库。
(二)其他货币资金业务
1、外埠存款。
(1)非法开设外埠存款账户。其主要形态:捏造申请书,骗取银行信用,在异地开设采购户,用于非法交易;在异地会同异地单位开设存款账户,将企业存款汇往异地作为外埠存款。
(2)外埠存款支出不合理、不合法。其主要形态有:使用外埠存款采购国家专控商品或其他非法物资;将外埠存款用于联营投资,炒买炒卖股票、债券等交易活动;采购人员挪用外埠存款。银行汇票存款。
2、银行汇票使用不合理、不合法。其假账主要形态有:
(1)超出使用范围,如用银行汇票为个人消费或为职工购买物品等;出银行汇票,套取现金。为掩人耳目,开出带有“现金”字样汇票,到外地提取现金,用于非法活动,如个人用于炒买炒卖股票。贪污汇票存款。如利用假发票或购进质次价高的商品,发票单位或收款单位不一致。
(2)收受无效的银行汇票,给企业带来损失。其主要形态包括:收到非银行签发的银行汇票或假冒的银行汇票;收到的银行汇票收款人并非本企业。收到过期、作废或经涂改的银行汇票。非法转让或贪污银行汇票,即财会部门收到银行汇票时不及时存入银行,而通过背书转让给其他单位,从中获得非法所得。
3、银行本票存款。
银行本票存款核算假账的主要形态与银行汇票基本相同,所不同的是银行本票结算只有银行本票结算联,没有解讫通知。其假账的形态与银行汇票不同之处是,采用本票结算的余额是否以支票或现金入账。对此,诊断人员可审查“其他货币资金—银行本票”明细账,查明每笔本票是否有余额,如有,应进一步抽调原始凭证,确证有无余额,然后与供货方对账,查明有无贪污余额问题。
4、在途货币资金。
在途货币资金假账形态主要表现为情况不真实、不合理。
(1)表现为虚增在途货币资金,如为了虚列销售收入,表现为增加在途货资金。
(2)收到存款或收到在途货币资金不作转账处理,挪作他用或者贪污。
三、货币资金的管理和控制应当遵循的原则
(一)、严格职责分工
即将涉及货币资金不相容的职责分由不同的人员担任,形成严密的内部牵制制度,以减少和降低货币资金管理上舞弊的可能性。
(二)、实行交易分开
即将现金支出业务和现金收入业务分开进行处理,防止将现金收入真接用于现金支出的坐支行为。
(三)、实施内部稽核
即设置内部稽核单位和人员,建立内部稽核制度,以加强对货币资金管理的监督,及时发现货币资金管理中存在的问题,以及时改进对货币资金的管理控制。
(四)、实施定期轮岗制度
即对涉及货币资金管理和控制的业务人员实行定期轮换岗位。通过轮换岗位,减少货币资金管理和控制中产生舞弊的可能性,并及时发现有关人员的舞弊行为。
四、货币资金的内部控制
根据以上原则,制定相应的货币资金控制制度,建立健全货币资金的内部控制,确保经营管理活动合法而有效。
(一)、货币资金内部控制目标及环境
1、货币资金内部控制目标。
内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个:
(1)、货币资金的安全性。通过良好的内部控制,确保企业库存现金安全,预防被盗窃、诈骗和挪用。
(2)、货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部入账,预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现。
(3)、货币资金的合法性。检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备。
(4)、货币资金的效益性。即合理调度货币资金,使其发挥最大的效益。
2、货币资金内部控制环境。
所谓货币资金内部控制环境是对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果,影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素:
(1)、管理决策者。
管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素,特点是在推行企业领导人个人负责制的情况下,管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的结果。因此,管理决策者本人应加强自身的约束,同时,通过民主集中制,党政联席会议制度加强对其的监督。
(2)、员工的职业道德和业务素质。
在内部控制的每个环节中,各岗位都处于相互牵制和制约之中,如果任何一个岗位的工作出现疏忽大意,均可以导致某项控制失效。比如,空白支票、印章应分别让不同的人保管,如果保管印章的会计警惕性不高,出门不关抽屉,将使保管空白支票的出纳有机可乘,由此造成出纳携款潜逃的案件也屡见不鲜。
(3)、内部审计。
内部审计是企业自我评价的一种活动。内部审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效性,能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。
影响货币资金内部控制的环境因素还很多,如组织结构、管理控制方法、授权和分配责任的方法等。要加强企业内部控制,就必须改善其控制环境。
(二)、货币资金内部控制设计
1、货币资金完整性控制。
货币资金完整性控制的范围包括各种收入及欠款回收。具体地说,是单位特别会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。通过检查销售、采购业务或应收账款、应付账款的收回和归还情况,或余额截止日后入账的收入和支出,查找未入账的货币资金。其控制方法一般有以下几种:
(1)、发票、收据控制。
发票、收据控制是利用发票,收据编号的连续性,核对收到的货币资金与发票、收据金额是否一致,以确保收到的货币资金全部入账的一种完整性控制手段。
发票分类很多,例如增值税发票、运输发票,因为这两种发票涉及国家税收,且有国家税务机关负责监督检查,因此涉及这两种发票的货币资金收入一般较完整。但目前餐饮服务业等发票及收据管理较混乱,给控制设计增加了难度。如企业违规开具“大头小尾”,“小头大尾”的发票;多给、不给客户餐饮发票;空白收据、发票到处可买;自制收据;收据不连号或无号,或以白条代替收据等。
因此,对于发票、收据必须加强其印、收、发、存的管理,建账核算。在此基础上,利用这类发票的连续编号,设计一岗位,负责其存根联与入账的记账联定期或不定期抽查核对工作,及时发现其中的错弊。
(2)、银行对账单控制。
银行对账单控制是利用银行对账清单与企业银行存款日记账进行核对,以确保银行存款存在性与完整性的一种控制方法。通过编制银行存款余额调节表,可以发现未达账项,分析其原因,发现其是否存在错弊。
(3)、物料平衡控制。
物料平衡控制是利用物质不灭定律,复核主要原材料在生产﹑销售过程中,量上是否平衡,以确保生产资金完整性的一种控制方法。这种控制方法主要适用于生产﹑加工行业。
(4)、业务量控制。
业务量控制是根据某项业务量的大小,来复核其货币资金完整性的一种控制方法。比如,旅馆可以按客房记录的业务量,汽车运输可以按合理记录的业务量,复核其货币资金的收入。
(5)、往来账核对控制。
往来账核对控制是通过定期与对方核对往来账余额,及时发现挪用﹑贪污企业货币资金等违法行为,以评价清欠货币资金是否及时入账或货币资金还欠是否真实的一种控制方法。特别注意对于已作坏账处理的应收账款,了解是否有收回款项不入账的情况。
2﹑货币资金安全性控制。
货币资金安全性控制的范围包括:现金﹑银行存款﹑其他货币资金。由于应收﹑应付票据的变现能力较强,故也将其纳入货币资金控制范围内。货币资金安全性控制方法一般有以下几种:
(1)、账实盘点控制。
账实盘点控制是通过定期或不定期对货币资金进行盘点,以确保企业资产安全的一种常见的控制方法。如编制银行存款余额调节表。账实盘点按盘点的时间分为定期盘点和不定期盘点,但不定期盘点的控制效果通常较定期盘点好。不定期盘点的主要特点就是突击性强,会给货币资金相关岗位产生一种无形的,无时无刻,无不存在的压力。
(2)、库存限额控制。
库存限额控制是利用核定企业每日货币资金余额,超过库存限额的货币资金送存银行或汇交某一银行账户,从而降低货币资金安全性控制风险的一种方法。利用此方法还能高度集中货币资金,统筹使用,特别适用于货币资金短缺的企业。
(3)、实物隔离控制。
实物隔离控制是采取妥善措施确保除实物保管之外的人员不得接触实物的控制方法。比如,现金只能由出纳保管,银行承兑汇票只能由一人专管,否则将导致责任不清,不法分子很可能混水摸鱼,侵占货币资金。同时,还应采取选择合格的保险箱,选择安全的场所等保障措施,以确保货币资金实物安全。
(4)、岗位分离控制。
岗位分离控制是将不相容岗位分别由不同的人负责,以达到相互牵制,相互监督的作用的一种控制方法。比如,货币资金收支与记账分离(即出纳不得登记日记账);货币资金收支与编制记账凭证分离(即出纳不得编制记账凭证);空白支票与印章保管分离,银行对账单取回,余额调节表编制与复核分离等等。在具体运用中,应结合本单位实际情况,根据成本与效益原则设计各控制岗位。
3、货币资金合法性控制。
货币资金合法性控制针对的是货币资金的收入与支付。合法性控制一般都采用加大监督检查力度的方法:如对于业务量少,单笔金额小的单位,记账凭证可一人复核;对于业务量大,单笔金额大的单位,记账凭证应由两个人复核,即增设复核会计,科长再复核。又如,通过加大内部审计监督力度还可以发现一些不合法的货币资金收付;通过公布举报电话、网站,从公众中取得不合法收﹑付的线索。另外,可以对货币资金的支付实行严格的授权审批制度,重点控制大笔金额货币资金支付。
合法性控制风险一般较大,通常涉及企业决策管理者本人,因此国家会利用政府机关、社会力量对企业进行审计、监督、检查。   
4、货币资金效益性控制。
货币资金效益性控制是服从企业财富最大化的财务管理目标,通过运用各种筹资、投资手段,合理、高效地持有和使用货币资金的控制方法。企业可制定货币资金收支中长期计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过实施一些推迟货币资金支付的采购政策和加速货币回笼的销售政策,还可以通过收回投资等方法,解决货币支出的缺口,但同时应权衡采取以上措施所付出的代价、成本或机会成本,选择一项最优的解决方案;同样,可以通过加快货币资金支付的采购政策(可降低采购成本)、一定的赊销政策(可提高售价或扩大销售量)、或参与各种投资,以降低货币资金储量,但同(本文权属文秘之音所有,更多文章请登陆www.wm338.com查看)时权衡以上各种措施的政策收益,以及考虑今后中、长期的货币资金状况,选择最优方案,最大限度地发挥其经济效益。要实现以上目的,要求企业在进行筹资、投资决策时,对各种方案进行综合分析,并要求参与分析、决策的人员不得少于三人。
健全的货币资金内部控制制度的建立,更有利于企业货币资金的管理和控制,使会计人员自觉遵守内部控制制度,杜绝贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪行为的发生。


参考文献
[1]、《2004年度注册会计师全国统一考试指定教材――会计》,中国财政经济出版社,
[2]、《内部会计控制规范――货币资金(试行)》,财政部﹝2001﹞
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